Slimme jaarverslag leestips

Wat kunt u allemaal in een jaarverslag ontdekken?

Het uitbrengen van een jaarverslag is DE manier voor goede doelen om aan de buitenwereld te vertellen wie ze zijn en wat ze doen. Voor donateurs dus een goede manier om meer over een goed doel te weten te komen. Jaarverslagen lijken soms moeilijk toegankelijk, maar met de volgende tips haalt u zo de belangrijkste zaken eruit.

Een jaarverslag bestaat uit een jaarrekening met financiële gegevens en een bestuursverslag met algemene informatie over de instelling of organisatie. Het is belangrijk om deze 2 onderdelen samen te bekijken, omdat het een samenhangt met het andere.

  •     Algemene aandachtspunten
  •     Financiële aandachtspunten

Algemene aandachtspunten

  • Evaluatie en inzicht in projecten: worden projecten geëvalueerd, en wordt er goed inzicht gegeven in de uitvoeringsresultaten van projecten? Waar is geholpen (bijvoorbeeld: Sierra Leone), wie zijn geholpen (bijvoorbeeld: kinderen in de leeftijd van 7 tot 14 jaar), waarmee zijn zij geholpen (bijvoorbeeld: kindsoldaten helpen te integreren in de samenleving en naar school laten gaan), hoeveel personen zijn betrokken (bijvoorbeeld 3.500 kinderen), is er vooruitgang geboekt (bijvoorbeeld: van de 3.500 kindsoldaten hebben 2.500 hun wapens ingeleverd en daarvan zitten er 1.500 kinderen nu op school), waaraan is geld uitgegeven (bijvoorbeeld: transporteren van de kinderen uit het binnenland terug naar hun dorpen, uitreiken van schooluniformen en leermiddelen, bouwen van eenvoudige scholen, betalen van leerkrachten), wat zijn de knelpunten (bijvoorbeeld: er is nog steeds onrust in het land, internationale medewerkers kunnen wegens veiligheidszaken niet in ieder dorp waar activiteiten zijn de voortgang monitoren, het overheidsapparaat is corrupt waardoor geen 100% zekerheid is over de juistheid van alle bestede gelden), etc. Verder is het belangrijk dat goede doelen aangeven hoe het geld binnen een project wordt besteed, en wat er goed / fout ging binnen het project. Wat wordt er de komende periode verbeterd?
  • Wordt er iets verteld over de toekomstplannen van de organisatie voor de komende jaren? Worden er concrete, meetbare doelen gesteld? Bijvoorbeeld, hoeveel boten zullen aan de 2004 Tsunami slachtoffers worden verstrekt, hoeveel latrines zullen er worden gebouwd, hoeveel waterpompen worden er geplaatst. Verder, wat zijn de gemiddelde projectkosten per uitvoeringseenheid, hiermee wordt bedoeld, de totale projectkosten gedeeld door het aantal verstrekte boten, latrines, waterpompen etc.
  • Staat er in het jaarverslag iets over toezicht? Wordt de organisatie gecontroleerd, en zo ja door wie? Is er bijvoorbeeld een Raad van Advies, of wordt er gewerkt met locale partners? Wordt de boekhouding gecontroleerd door een accountant, wie controleert de output van het goede doel?
  • Is de organisatie onderdeel van een (internationaal) netwerk? In hoeverre wordt in dat geval ook inzicht gegeven in de bestedingen en resultaten van de moederorganisatie?
  • Er is een onderscheid tussen organisaties die fondsen verwerven voor partner en/of moederorganisaties en organisaties die zelf projecten uitvoeren. Een van de verschillen is de dat de kostenstructuren niet zonder meer met elkaar kunnen worden vergeleken. Zo zal een organisatie die zelf projecten uitvoert normaliter een ‘zwaardere’ organisatiestructuur hebben, omdat zij uitgezonden medewerkers bijvoorbeeld zullen bijstaan in de uitvoering van internationale projecten. Organisaties die uitsluitend fondsen werven voor derden kunnen daardoor wellicht lagere kosten hebben, echter, de partij die van hen het geld ontvangt, zal zo ongeveer de zelfde kostenstructuur hebben als organisaties die zelf projecten uitvoeren. Het is niet zo dat het een beter is als het ander, het is een andere aanpak. Daarom is het belangrijk dat goede doelen inzicht geven in hun werkzaamheden en organisatiestructuur.
  • Wordt er iets verteld over de impact van de organisatie? Welke concrete resultaten heeft de organisatie het afgelopen jaar bereikt?

Financiële aandachtspunten

De Donateursvereniging geeft geen waardeoordeel, maar wel tips hoe donateurs naar de cijfers van goede doelen kunnen kijken:

  •     Kosten en werkwijze
  •     Fondsenwerving en voorlichting
  •     Doelbesteding
  •     Uitvoeringskosten
  •     Verkoop goederen
  •     Vermogen/reserve
  •     GeefWijzer

Kosten en werkwijze

  • Het is belangrijk om inzicht te hebben in de kostenstructuur. Kijk niet alleen naar de kosten van fondsenwerving (die mogen van het Centraal Bureau Fondsenwerving niet boven de 25% uitkomen), maar ook naar de overige (o.a. voorlichtings-, uitvoerings-, en project) kosten. “Meer informatie over toezicht op goede doelen en het CBF.”
  • Is de organisatie open over de kosten die zij hebben gemaakt? Wordt er bijvoorbeeld aangegeven hoeveel de directiesalarissen bedragen, of hoeveel overhead kosten worden gemaakt? Hebben ze eigen bedrijfspanden of huren ze kantoorruimtes. Hebben ze ook elders in de wereld kantoren? Hoe zijn die kosten opgebouwd?

Inkomsten, Fondsenwerving en voorlichting

  • Fondsenwervingskosten zijn kosten die gemaakt worden om geld binnen te halen voor de doelstelling (bijvoorbeeld kinderen in derde wereldlanden helpen). Fondsenwervingkosten houden zelf geen verband met de doelstelling. Sommige goede doelen brengen fondsenwervingkosten onder bij de post “voorlichtingskosten” dat lijkt zo te zijn wanneer bijvoorbeeld wordt vermeld dat men bij collectes of mailings, “het Nederlandse publiek informeert over de doelstelling”). Bij sommige goede doelen valt voorlichting onder de doelstelling (denk bijvoorbeeld aan gezondheidsfondsen zoals het Aids Fonds). Afhankelijk van de doelstelling kijk je dus met andere ogen naar de hoogte van de voorlichtingskosten.
  • Hoe zijn de inkomsten samengesteld? Hoe is de verhouding tussen inkomsten uit eigen fondsenwerving en andere inkomsten? Een organisatie die zelf actief aan de slag moet om fondsen te werven maakt meer kosten dan een organisatie die geld ontvangt uit andere bronnen, zoals overheidssubsidies of loterijen. Deze laatste categorie verricht minder fondsenwervend werk en zou dus minder van dergelijke kosten in hun jaarrekening moeten hebben staan.

Doelbesteding

  • Doelbesteding zijn uitgaven die worden gedaan voor de uitvoering van de doelstelling. Dit zijn dus de daadwerkelijke bestedingen aan de doelstelling. Het is belangrijk dat goede doelen op hoofdlijn laten zien aan welke specifieke projecten het geld is besteed.
  • Is het bedrag van de bestedingen (voldoende) uitgesplitst? Een goede manier om het bedrag uit te splitsten is die van de Geefwijzer indeling:

Bestedingen
– Kosten fondsenwerving (incl. uitvoeringskosten)
– Voorlichting (incl. uitvoeringskosten)
– Besteed aan doelstelling totaal
Uitvoeringskosten projecten
Donaties aan moeder/partner- organisatie
Verstrekte subsidies en steun
Eigen activiteiten
– Overige bestedingen

  • Worden grote bedragen uitgesplitst, naar bijvoorbeeld land, project of soort hulp? Als een van de projecten “educatie” is, hoe is het geld dan besteed? Zijn er bijvoorbeeld scholen gebouwd of huurt het goede doel leerkrachten in? Of kopen ze schooluniformen? Hoeveel leerkrachten zijn ingehuurd en hoeveel kinderen hebben een uniform gekregen?

Uitvoeringskosten

Het is belangrijk dat duidelijk wordt aangeven hoeveel uitvoeringskosten er worden gemaakt voor fondsenwerving, voorlichting en de projecten die direct gerelateerd zijn aan de doelstelling. Uitvoeringskosten zijn de kosten die door de organisatie worden gemaakt om iets voor elkaar te krijgen. Soms worden dit ook wel overheadkosten genoemd. Dit zijn bijvoorbeeld de kantoorkosten, salariskosten medewerkers en administratiekosten.

Sommige goede doelen rekenen salariskosten van medewerkers toe aan de diverse projecten. Andere organisaties laten deze salarissen onder organisatiekosten vallen. Heeft u vragen over de hoogte of toerekening van deze posten, vraag dan bij het betreffende goede doel hoe zij de kosten be/toerekenen.

Goede doelen die richtlijn 650 van de Raad voor de Jaarverslaggeving volgen (dat zouden in ieder geval de goede doelen met een CBF-keur of verklaring moeten zijn) moeten in hun jaarrekening een model C opnemen dat een uitsplitsing geeft van alle uitvoeringskosten over de doelstellingen en activiteiten. Het advies van de Donateursvereniging aan alle goede doelen is om deze richtlijn te volgen.

Verkoop goederen

Indien er sprake is van verkoop van goederen / producten, kijk dan of het resultaat verkopen wordt uitgesplitst. Veel goede doelen verkopen goederen zoals kalenders/ansichtkaarten/knuffels etc. Vaak wordt alleen het totale resultaat van de verkopen weergegeven, zonder aan te geven hoeveel kosten daarvoor gemaakt zijn. Het is juist belangrijk om ook inzicht te hebben in de verhouding tussen de opbrengst / kosten van de verkopen. Wat levert een euro die u besteedt aan een zo’n “goede doelen artikel” op voor het goede doel?

Vermogen/reserve

Er wordt veel gesproken over het vermogen/reserve dat sommige goede doelen opbouwen. De commissie Herkstroter heeft een aanbeveling gedaan dat een goed doel gemiddeld anderhalf jaar zijn omzet in reserve zou moeten hebben om de lopende kosten te dekken. In principe zou je kunnen zeggen: als je wilt dat jouw geld direct wordt besteed (bijvoorbeeld in het geval van noodhulp bij een ramp), kies dan voor een organisatie met een laag vermogen, die al het geld wat binnenkomt direct uitgeeft. Heb je een langere termijn doelstelling, bijvoorbeeld de aankoop van natuurgebieden, houd er dan rekening mee dat een goed doel moet sparen voor deze aankopen en dus een groter vermogen op moet bouwen. Kijk op www.geef.nl voor een overzicht van de “oppotratio” van 450 goede doelen.

GeefWijzer

Op www.geefwijzer.nl vindt u informatie over ruim 5.000 (anno 2014) goede doelen, zodat u makkelijker kunt vergelijken en uw eigen oordeel kunt vormen om verantwoord uw keuze te maken.

Advertisements